BAB I
PENDAHULUAN
1. LATAR BELAKANG
Pengawas atau controller dapat diibaratkan dengan navigator
kapal. Navigator kapal yang sudah terlatih itu membantu kapten kapal. Tanpa
seorang navigator, kapal dapat terkandas pada batu karang atau kehilangan
haluan, tetapi hak untuk memberi komando tetap berada di tangan kapten kapal.
Navigator hanya memberi petunjuk dan memberitahukan kapten, bagaimana posisi
kapal yang sedang dikemudikan itu. Jadi organisasi atau badan usaha juga bisa
diibaratkan sebagai kapal, sehingga peran pengawas (controller) sangat penting
dalam maju mundurnya suatu organisasi atau badan usaha.
Pengawasan (Controlling) sendiri memiliki arti penemuan,
penerapan cara dan alat untuk menjamin bahwa rencana telah dilaksanakan sesuai
dengan yang telah ditetapkan dan mencapai tujuan yang diharapkan. Dengan adanya
manajemen pengawasan (controlling) dimaksudkan untuk mengawasi
kegiatan-kegiatan organisasi agar pelaksanaan kegiatan tersebut sejalan dengan
tujuan yang ditetapkan.
Secara singkat, dapat dikatakan bahwa fungsi ini berusaha
untuk menjamin kegiatan organisasi bergerak ke arah tujuannya. Dengan adanya
fungsi pengawasan, dapat diketahui apakah pelaksanaan kegiatan berjalan
sebagaimana semestinya atau terjadi kesalahan atau penyimpangan. Jika telah
diketahui, tindakan lebih lanjut dapat dilaksanakan. Kemudian, dapat diusahakan
untuk meningkatkannya dan jika terjadi kesalahan dapat dilakukan perbaikan.
2. Maksud dan Tujuan
Adapun maksud dan tujuan kami sebagai penulis dalam membuat
makalah ini :
1.) Agar mengetahui bahwa pengawasan itu
adalah aspek yang sangat penting.
2.) Agar mengetahui asas-asas yang
terkait dengan pengawasan.
3.) Agar mengetahui sifat dan waktu
dalam pengawasan
4.) Agar mengetahui karakteristik sistem pengawasan yang efektif.
5.) Agar mengetahui cara-cara melakukan pengawasan yang baik.
6.) Agar mengetahui cara-cara dan langkah-langkah dan proses
pengawasan.
3.
Sasaran
A.
Bagi Mahasiswa
1.
Memahami
tentang pentingnya pengawasan pada suatu organisasi
2.
Mengetahui arti
dari pengawasan
B.
Bagi Perusahaan
1.
Mengetahui
elemen-elemen esensial yang ada dalam tiap sistem kontrol sendiri
2.
Memahami
cara-cara pengawasan yang baik
C.
Bagi Pembaca
Untuk menambah wawasan bagi para
pembaca tentang manajemen pengawasan pada organisasi.
4.
Permasalahan
Kami sebagai penulis, memiliki
beberapa point-point permasalahan mengenai “Manajemen Pengawasan (Controlling)”
ini, yaitu sebagai berikut :
1.) Bagaimana elemen-elemen esensial
yang ada di dalam tiap sistem kontrol sendiri ?
2.) Bagaimana menerapkan prinsip-prinsip
kontrol yang berguna untuk mengembangkan system control?
3.) apa saja asas-asas yang ada dalam
manajemen pengawasan atau pengendalian dalam perusahaan?
4.) Bagaimana karakteristik sistem
pengawasan yang lebih efektif ?
5.) Bagaimana cara-cara melakukan pengawasan yang baik ?
5.
Sistematika
Pembahasan
Pembahasan
ini tersusun dengan sistematika pembahasan sebagai berikut:
Latar belakang yang isinya mencakup tentang
pentingnya manajemen pengawasan dalam organisasi ,sasaran yang isinya meliputi fungsi
manajemen pengawasan dalam organisasi bagi mahasiswa dan masyarakat luas,permasalahan
isisnya tentang bagaimana cara menangani manajemen pengawasan dalam organisasi dari perilaku social budaya masyarakat?,
sistematika pembahasan isinya mencakup keseluruhan dari bab diatas.
BAB
II
ANALISA
1.
Pendekatan
Analisa
Setelah
kami menguraikan bab demi bab tentang manajemen pengawasan atau pengendalian dalam organisasi .ada beberapa yang terpenting dari manajemen pengawasan atau pengendalian dalam organisasi,karena pengawasan merupakan
alat untuk menjamin bahwa rencana telah dilaksanakan sesuai dengan yang telah
ditetapkan dan mencapai tujuan yang diharapkan.
2.
Analisa
Permasalahan
A.
Elemen-elemen Esensial dalam Manajemen Pengawasan
Esensi
kontrol terletak pada pengawasan langkah-langkah yang ada dikaitkan dengan
hasil yang diinginkan yang ditentukan di dalam proses perencanaan.
Elemen-elemen esensial dalam tiap sistem kontrol adalah :
1. Tujuan
yang ditentukan sebelumnya, demikian juga rencana, kebijaksanaan, standar,
norma, aturan keputusan, kriteria, atau tolak ukur.
2. Alat
pengukur untuk kegiatan yang sedang berjalan (bila mungkin secara kuantitatif).
3. Alat
untuk pembanding kegiatan yang sedang berjalan dengan kriteria.
4. Beberapa
sarana koreksi atas kegiatan yang sudah berjalan seperti untuk mencapai hasil
yang diinginkan.
B. Prinsip-prinsip Kontrol
Beberapa ide
dasar tertentu sangat berguna dalam pengembangan sistem kontrol. Prinsip-prinsip kontrol
terdiri dari :
1. Titik Kontrol
Strategis (Strategic Point Control)
Kontrol terbaik hanya bisa diperoleh apabila titik-titik kritis, titik
kunci, dan titik batas dapat diidentifisir dan perhatian khusus diarahkan pada
penyesuaian titik-titik tersebut. Usaha mengontrol semua titik cenderung akan
menambah usaha sia-sia saja dan mengurangi perhatian atas problem-problem
penting. Kontrol yang baik tidak berarti
kontrol yang maksimum, karena kontrol itu mahal.
2. Umpan Balik (Feedback)
Umpan balik
adalah proses penyesuaian kegiatan yang akan datang atas dasar informasi
prestasi. Manajemen banyak menggunakan prinsip umpan balik di bidang-bidang
yang pada permulaan nampaknya tidak berhubungan.
3. Kontrol
yang Fleksibel (Flexible Control)
Setiap sistem kkontrol harus peka terhadap
perubahan kondisi. Seringkali sistem kontrol menuntut penyesuaian diri dengan perkembangan-perkembangan baru,
termasuk kegagalan dari sistem kontrol itu sendiri.
4. Kesesuaian Organisasi (Organizational
Suitability)
Kontrol harus
terpola untuk keperluan organisasi. Arus informasi mengenai prestasi yang
sedang berjalan harus sesuai dengan struktur organisasi. Untuk dapatnya
mengontrol keseluruhan kegiatan / operasi, seorang atasan harus menemukan suatu
pola yang akan memberikan kontrol
terhadap semua bagian.
5. Kontrol Diri (Self Control)
Unit-unit
dapat direncanakan untuk mengontrol diri sendiri. Apabila suatu department
dapat mempunyai tujuan masing-masing serta system kontrolnya, control yang
mendetail dapat ditangani didalam department itu sendiri.
6. Kontrol Langsung (Direct Control)
Setiap sistem kontrol harus didesain untuk
memelihara kontak langsung antara pengontrol dan yang dikontrol. Meskipun telah
tersedia sejumlah sistem kontrol yang dilaksanakan oleh spesialis-spesialis, supervisor pada
tingkat pertama masih diperlukan karena mengenal langsung prestasinya.
C. Asas – asas
Pengawasan
Harold Kontz dan Cyril O Donnel menetapkan asas pengawasan sebagai berikut:
1. Asas
tercapainya tujuan (Principle of assurance of objective). Pengawasan
harus ditujukan ke arah tercapainya tujuan, yaitu dengan mengadakan perbaikan
(koreksi) untuk menghindarkan penyimpangan-penyimpangan / deviasi dari
perencanaan.
2. Asas
efisiensi dan pengawasan (Principle of efficiency and control).
Pengawasan itu efisien bila dapat menghindarkan deviasi dari perencanaan,
sehingga tidak menimbulkan hal-hal lain di
luar dugaan.
3. Asas
tanggung jawab pengawasan (Principle of control responsibility).
Pengawasan hanya dapat dilaksanakan apabila manajer bertanggungjawab penuh
terhadap pelaksanaan rencana.
4. Asas
pengawasan terhadap masa depan (Principle of future control). Pengawasan
yang efektif harus ditujukan ke arah pencegahan penyimpangan perencanan yang
akan terjadi baik pada waktu sekarang maupun masa yang akan datang.
5. Asas
pengawasan langsung (Principle of direct control). Teknik kontrol yang paling efektif ialah mengusahakan adanya manajer yang
berkualitas baik. Pengawasan itu dilakukan manajer atas dasar bahwa manusia itu
sering berbuat salah. Cara yang paling tepat demi pelaksanaan yang sesuai
dengan perencanaan ialah mengusahakan agar petugas memiliki kualitas yang baik.
6. Asas
refleksi perencanaan (Principle of replection of plans). Pengawasan
harus disusun dengan baik, sehingga dapat mencerminkan karakter dan susunan
perencanaan.
7. Asas
penyesuaian dengan organisasi (Principle of organizational suitability). Pengawasan harus dilakukan sesuai dengan struktur organisasi.
Manajer dan bawahannya merupakan sarana untuk melaksanakan rencana. Dengan
demikian pengawasan yang efektif harus disesuaikan dengan besarnya wewenang
manajer, sehingga mencerminkan struktur organisasi.
8. Asas
pengawasan individual (Principle of individuality of control).
Pengawasan dan teknik pengawasan harus sesuai dengan kebutuhan manajer, teknik kontrol
harus ditujukan terhadap kebutuhan-kebutuhan akan informasi setiap manajer,
ruang lingkup informasi yang dibutuhkan itu berbeda satu sama lain, tergantung
tingkat dan tugas manajer.
9. Asas standar
(Principle of standard). Kontrol yang efektif dan efisien memerlukan standar yang tepat, yang
berguna sebagai tolok ukur pelaksanaan dan tujuan yang akan dicapai.
10. Asas pengawasan terhadap
strategis (Principle of strategic point control). Pengawasan yang
efektif dan efisien memerlukan adanya perhatian yang ditujukan terhadap faktor- faktor yang
strategis dalam perusahaan.
11. Asas kekecualian (The
exception principle). Efisiensi dalam kontrol membutuhkan adanya perhatian yang ditujukan terhadap faktor kekecualian. Kekecualian ini dapat
terjadi dalam keadaan tertentu ketika situasi berubah atau tidak sama.
12. Asas pengendalian pleksibel (Principle
of flexibility of control). Pengawasan harus luwes untuk menghindarkan
kegagalan pelaksanaan rencana.
13. Asas Peninjauan Kembali (Principle
of review). Sistem kontrol harus ditinjau berkali-kali, agar sistem yang
digunakan berguna untuk mencapai tujuan.
14. Asas tindakan (Principle of
action). Pengawasan dapat dilakukan apabila ada ukuran-ukuran untuk mengoreksi penyimpangan-penyimpangan rencana, organisasi, staffing dan directing.
D.
Karakteristik Sistem
Pengawasan yang Efektif
1. Akurat ; setiap data harus akurat, jika tidak mengakibatkan organisasi tidak
tepat dalam mengambil keputusan untuk mengoreksi suatu penyimpangan.
2. Tepat waktu ; informasi segera dikumpulkan, diarahkan dan dievaluasi jika hendak
diambil tindakan yang tepat pada waktunya untuk perbaikan.
3. Obyektif dan
Komprehensif ; informasi dalam sistem pengawasan harus dapat dipahami dan dianggap obyektif oleh
individu yang menggunakannya.
4. Dipusatkan pada
titik pengawasan strategis ; sistem pengawasan sebaiknya dipusatkan pada daerah yang paling banyak
kemungkinan akan terjadi penyimpangan dari standar.
5. Ekonomis ; biaya untuk implementasi sistem sebaiknya lebih kecil daripada keuntungan yang diperoleh dari sistem itu.
6. Fleksibel ; sistem harus fleksibel agar
organisasi lebih mudah bertindak untuk mengatasi perubahan yang kurang
menguntungkan atau memanfaatkan kesempatan-kesempatan baru.
7. Dapat diterima
oleh seluruh anggota organisasi ; idealnya
jika sistem tersebut dapat menghasilkan prestasi yang tinggi diantara para
anggota organisasi dengan membangkitkan perasaan bahwa mereka memiliki otonomi,
tanggung jawab dan kesempatan untuk mencapai tujuan.
8. Dapat
diorganisasikan dengan arus pekerjaan organisasi. Hal ini disebabkan oleh:
- Setiap langkah dalam proses pekerjaan dapat mempengaruhi keberhasilan
atau kegagalan seluruh operasi.
- Informasi
pengawasan harus sampai kepada orang yang memerlukannya.
E.
Cara – cara Pengawasan yang baik
1. Pengawasan
harus mendukung sifat atau kebutuhan dari kegiatan. Untuk masing-masing kegiatan cara pengawasannya pun berbeda – beda, antara
organisasi kecil dan besar juga berbeda.
2. Pengawasan
harus segera melaporkan setiap ada penyimpangan, jika ada penyimpangan yang
terlambat diatasi maka hal itu akan menjadi parah dan memperumit tindakan
korektif yang akan dilakukan.
3. Pengawasan
harus berorientasi jauh ke depan. Manajemen perlu membuat perkiraan situasi
yang mungkin akan terjadi pada organisasi di masa depan.
4. Pengawasan
harus akurat dan obyektif. Agar pengawasan menjadi obyektif, maka mutlak
diperlukan suatu ukuran sebagi pedoman pelaksanaannya.
5. Pengawasan
harus fleksibel. Dalam melakukan pengawasan, perlu dicari alternatif-alternatif rencana untuk situasi yang memungkinkan.
6. Pengawasan
harus serasi dengan pola organisasi. Jika satu bagian membuat kekeliruan, maka
hal itu harus diatasi bersama- sama dengan kegiatan lain yang merupakan satu
kesatuan organisasi.
3.
Alternatif Pemecahan Masalah
Dalam manajemen pengawasan atau pengendalian dalam
perusahaan terdapat elemen-elemen enensial,yaitu :
Elemen-elemen
Esensial dalam Manajemen Pengawasan
Esensi kontrol terletak pada
pengawasan langkah-langkah yang ada dikaitkan dengan
hasil yang diinginkan yang ditentukan di dalam proses perencanaan. Elemen- elemen esensial dalam tiap sistem kontrol adalah :
1. Tujuan
yang ditentukan sebelumnya, demikian juga rencana, kebijaksanaan, standar,
norma, aturan keputusan, kriteria, atau tolak ukur.
2. Alat
pengukur untuk kegiatan yang sedang berjalan (bila mungkin secara kuantitatif).
3. Alat
untuk pembanding kegiatan yang sedang berjalan dengan kriteria.
4. Beberapa
sarana koreksi atas kegiatan yang sudah berjalan seperti untuk mencapai hasil
yang diinginkan.
Ada beberapa
prinsip-prinsip kontrol dalam manajemen pengawasan yaitu:
1.
Titik kontrol
strategis
2.
Umpan balik
kontrol yang fleksibel
3.
Kesesuaian
organisasi
4.
Kontrol diri
5.
Kontrol
langsung
Menurut Harold Konz & cyril Donnel
telah menetapkan beberapa asas-asas pengawasan yaitu:
1.
Asas
terciptanya tujuan
2.
Asas efisiensi
& pengawasan
3.
Asas tanggung
jawab pengawasan
4.
Asas pengawasan
terhadap masa depan
5.
Asas pengawasan
langsung
6.
Asas refleksi
perencanaan
Karakteristik
sistem pengawasan yang lebih efektif yaitu:
1.
Akurat
2.
Tepat waktu
3.
Obyektif &
komprehensif
4.
Ekonomis
Dalam manajemen ini terdapat cara-cara pengawasan yang
baik yaitu:
1. Pengawasan
harus mendukung sifat atau kebutuhan dari kegiatan. Untuk masing-masing kegiatan cara pengawasannya pun berbeda – beda, antara
organisasi kecil dan besar juga berbeda.
2. Pengawasan
harus segera melaporkan setiap ada penyimpangan, jika ada penyimpangan yang terlambat
diatasi maka hal itu akan menjadi parah dan memperumit tindakan korektif yang
akan dilakukan.
3. Pengawasan
harus berorientasi jauh ke depan. Manajemen perlu membuat perkiraan situasi
yang mungkin akan terjadi pada organisasi di masa depan.
4. Pengawasan
harus akurat dan obyektif. Agar pengawasan menjadi obyektif, maka mutlak
diperlukan suatu ukuran sebagi pedoman pelaksanaannya.
5. Pengawasan
harus fleksibel. Dalam melakukan pengawasan, perlu dicari alternatif-alternatif rencana untuk situasi yang memungkinkan.
6. Pengawasan
harus serasi dengan pola organisasi. Jika satu bagian membuat kekeliruan, maka
hal itu harus diatasi bersama- sama dengan kegiatan lain yang merupakan satu
kesatuan organisasi.
BAB
III
PENUTUP
A. Kesimpulan
Adapun kesimpulan yang telanh
dirangkum dari bagian awal sampai akhir :
1. Controling
merupakan
salah satu fungsi manajemen yang harus
dilaksanakan oleh seorang controller ( pengawas).
2. Pengawasan
memiliki tujuan untuk menemukan kemacetan, mencegah penyimpangan, melakukan
koreksi,memperoleh efisiensi dan efektifitas, dan mempertebal rasa tanggung
jawab dan dapat dilakukan pada bidang produksi, pemasaran, keuangan,
personalia, dan administrasi.
3. Elemen-elemen
esensial dalam sistem kontrol adalah sebagai alat ukur, pembanding, dan sarana
koreksi kegiatan yang sedang berjalan untuk mencapai hasil yang diinginkan.
4. Prinsip-prinsip kontrol terdiri dari
titik Kontrol Strategis (Strategic Point
Control), Umpan Balik (Feedback),
Kontrol yang Fleksibel (Flexible Control),
Kesesuaian Organisasi (Organizational
Suitability), Kontrol Diri (SelfControl),
Kontrol Langsung (Direct Control),
Faktor Manusia (Human Factor).
5. Harold Kontz dan Cryil O Donnell
menetapkan asas pengawasan menjadi beberapa asas, diantaranya Asas tercapainya
tujuan (Principle of assurance of
objective), Asas efisiensi dan pengawasan (Principle of efficiency and control), Asas tanggung jawab
pengawasan (Principle of control
responsibility), Asas pengawasan terhadap masa depan (Principle of future control), Asas pengawasan langsung (Principle of direct control), Asas
refleksi perencanaan (Principle of
reflection of plans), Asas penyesuaian dengan organisasi (Principle of organizational suitability),
Asas pengawasan individual (Princple of
individuality of control), Asas standar (Principle of standard),Asas pengawasan terhadap strategis (Principle of strategic point control),
Asas kekecualian (The exception principle),
Asas pengawasan fleksibel (Principle of
flexibility of control), Asas peninjauan kembali (Principle of review), Asas tindakan (Principle of action).
6. Karakteristik pengawasan yang efektif
yaitu, akurat, tepat waktu, obyektif dan komprehensif, dipusatkan pada titik
pengawasan strategis, ekonomis, fleksibel, dapat diterima oleh seluruh anggota
organisasi, dapat diorganisasikan dengan arus pekerjaan organisasi.
7. Cara-cara pengawasan yang baik itu,
diantaranya pengawasan harus mendukung sifat atau kebutuhan dari kegiatan,
harus segera melaporkan setiap ada penyimpangan, harus berorientasi jauh
kedepan, harus akurat dan obyektif, harus fleksibel, harus serasi dengan pola
organisasi.
B. Saran
Pengawasan dirasa sangat dibutuhkan dalam suatu organisasi. Karena jika tidak ada pengawasan dalam suatu organisasi akan menimbulkan banyaknya kesalahan-kesalahan yang terjadi baik yang berasal dari bawahan maupun lingkungan.
Pengawasan menjadi sangat dibutuhkan
karena dapat membangun suatu komunikasi yang baik antara pemimpin organisasi
dengan anggota organisasi. Serta pengawasan dapat memicu terjadinya tindak
pengoreksian yang tepat dalam merumuskan suatu masalah.
Pengawasan lebih baik dilakukan
secara langsung oleh pemimpin organisasi. Disebabkan perlu adanya hak dan
wewenang ketegasan seorang pemimpin dalam suatu organisasi. Pengawasan
disarankan dilakukan secara rutin karena dapat merubah suatu lingkungan
organisasi dari yang baik menjadi lebih baik lagi.
DAFTAR PUSTAKA
Sule, Ernie Tisnawati, dkk. 2005.
Pengantar Manajemen. Jakarta: Kencana Penada Media Group
Hongren, Charles T. Pengantara Akuntansi. Thun.
Penerbit.
0 comments:
Post a Comment