KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT yang mana berkat rahmat dan
hidayah-Nyalah penulis dapat menyelesaikan Makalah ini tepat pada waktunya.
Shalawat beriring salam tak lupa penulis hadiahkan untuk junjungan alam Nabi
besar Muhammad SAW, karena berkat perjuangan dan jasa-jasa beliaulah kita dapat
merasakan alam yang penuh dengan ilmu pengetahuan seperti sekarang ini.
Dalam penyusunan makalah ini penulis mengangkat tema tentang
“KOMUNIKASI
PERKANTORAN”. Penulis berharap makalah ini dapat memberikan
informasi dan pengetahuan baru dalam belajar mata kuliah Administrasi
Perkantoran.
Penulis menyadari bahwa dalam penyusunan makalah ini banyak
memiliki kekurangan dan kelemahan di sana sini baik dalam segi penulisan maupun
dalam segi menyajian materi yang penulis paparkan.
Kebumen,
16 Januari 2014
Penulis
DAFTAR ISI
Kata
Pengantar .....................................................................................................
Daftar
isi ...............................................................................................................
BAB
I Pendahuluan..............................................................................................
A. Latar
Belakang .....................................................................................................
B. Rumusan
Masalah ................................................................................................
C. Tujuan
Pembahasan ..............................................................................................
BAB
II Pembahasan ............................................................................................
1. Pengertian Komunikasi ........................................................................................
2. Proses Komunikasi ...............................................................................................
3. Fungsi
Komunikasi terhadap Administrasi Kantor ..............................................
4. Kominikasi yang
efektif .......................................................................................
5. Ciri-ciri Pesan
yang Efektif ..................................................................................
6. Tantangan
Komunikasi pada Masa Kini
..............................................................
7. Komunikasi Dalam Organisasi .............................................................................
8. Hambatan Komunikasi dan Kiat
Menghindarinya ...............................................
9. Pengetahuan Manajemen ......................................................................................
10. Dimensi
................................................................................................................
11. Strategi
.................................................................................................................
12. Pengertian
Manajer Pengetahuan
.........................................................................
BAB
III Penutup .................................................................................................
A. Kesimpulan ...........................................................................................................
Daftar Pustaka .....................................................................................................
BAB I
PENDAHULUAN
A.
Latar Belakang
Komunikasi merupakan suatu bidang yang sangat penting dalam
setiap aspek kehidupan. Komunikasi yang akan dibicarakan adalah komunikasi
kantor yakni komunikasi yang terjadi dan berlangsung dalam kantor, atau ada
yang menyebut dengan istilah tata hubungan kantor (Office comunitation).
Kegiatan komunikasi pada prinsipnya adalah aktivitas
pertukaran ide atau gagasan. Secara sederhana, kegiatan komunikasi
dipahami sebagai kegiatan penyampaian dan penerimaan pesan atau ide dari satu
pihak ke pihak lain, dengan tujuan untuk mencapai kesamaan pandangan atas ide
yang dipertukarkan tersebut.
Dalam kehidupan nyata mungkin ada yang menyampaikan pesan/
ide; ada yang menerima atau mendengarkan pesan; ada pesan itu sendiri; ada
media dan tentu ada respon berupa tanggapan terhadap pesan. Secara ideal,
tujuan komunikasi bisa menghasilkan kesepakatan-kesepakatan bersama terhadap
ide atau pesan yang disampaikan.
B.
Rumusan Masalah
1.
Apa pengertian komunikasi
2.
Apa pengertian manajer Pengetahuan
C.
Tujuan Pembahasan
1.
Mengetahui Pengertian Komunikasi
Perkantoran
2.
Mengetahui Ciri-ciri pesan yang
efektif.
BAB II
PEMBAHASAN
1. Pengertian
Komunikasi
Pengertian komunikasi menurut Bovee
adalah sebagai proses mengirim dan menerima pesan, dan dikatakan efektif
apabila pesan tersebut dapat dimengerti dan menstimulasi tindakan atau
mendorong orang lain untuk bertindak sesuai pesan tersebut. Adapun Robbine
mendefinisikannya sebagai proses pemindahan data dan memahami makna yang
dimaksudkan.
Komunikasi adalah salah satu kunci
penting dalam berorganisasi sehingga mencapai tujuan adalah tergantung terhadap
kemampuan pegawai dan manajer untuk berkomunikasi secara efektif dengan
stakeholders yang lain.
2. Proses Komunikasi
Komunikasi biasanya terjadi secara
terencana dan berkesinambungan. Komunikasi merupakan proses yang dinamis dan
timbal balik yang dapat digambarkan sebagai berikut:
a.
Pengirim mempunyai ide dan berkeinginan
untuk membaginya.
b.
Pengirim menyandikan ide dengan
memutuskan bentuk pesan (tulisan, ekspresi wajah, isyarat gerak), panjang,
organisasi, nada dan tipe yang semuanya tergantung pada ide, audiens, pembawaan
diri maupun mood pengirim.
c.
Pengirim mengirimkan pesan dengan
memilih jalur komunikasi (verbal dan nonverbal, tergantung pada pesan, lokasi
audiens, kebutuhan akan kecepatan diterima, dan formalitas yang dibutuhkan.
d.
Penerimaan mendapatkan pesan, agar
komunukasi terjadi, penerimaan harus mendapatkan pesan, jika kita mengirimkan
suratnya terlebih dahulu dan lain sebagainnya.
e.
Penerimaan menguraikan pesan, dengan
memahami pesan yang disampaikan dan menyimpannyadi pikirannya. Jika mereka
telah memahami dengan benar pesan yang disampaikan, dengan arti yang sama
sesuai dengan yang dimaksud pengirim.
f.
Penerima mendapatkan feedback yang memungkinkan
pengirim mengevaluasi efektivitas dan pesan (komunikasi yang telah dilakukan.
Ika mereka belum mengerti, kita harus menjelaskan hingga mengerti).
3. Fungsi Komunikasi terhadap Administrasi
Kantor
a.
Fungsi kontrol, setiap organisasi
mempunyai hieirarki dengan wewenang yang menyertainya.komunikasi formal dapat
dilakukan untuk mengontrol karyawan dengan menyanyakan ulang deskripsi
pekerjaanya, kepada siapa melaporka hasil pekerjaanya, dan hal-hal yang
membutuhkan komunikasi dengan atasan mereka. Komunikasi informal juga dapat
mengontrol prilaku karyawan, misalnya jika salah satu karyawan bekerja terlalu
lambat, teman yang lain akan mengomunikasikan ketidakpuasan mereka dengan
menjauh ataupun mengejek bahwa yang bersangkutan sangat lambat.
b.
Fungsi
Motivasi, fungsi ini biasanya dilakukan melalui pemberian feedback kepada
bawahan mengenai apa yang telah mereka lakukan, senaik apa mereka
mengerjakannya, dan apa yang sebaiknya dilakukan untuk menigkatkan kinerjanya.
c.
Fungsi Emosi, salah satu tujuan bekerja
adalah berinteraksi sosial. Salah satu interaksi sosial tersebut adalah
komunikasi di mana masing-masing anggota organisasi dapat mengekspresikan emosi
yang negatif, misalnya frustasi atau tidak puas dengan pekerjaan yang
dikerjakannya selama ini kepada teman sekerja.
d.
Fungsi Informasi, fungsi ini
perhubungan dengan memperlancar pengambilan keputusan yang dapat dilakukan oleh
pihak manajemen. Dengan mentrasfer data dan alternatif piliha yang ada,
individu atau organisasi akan dengan mudah mengambil keputusan.
Dari keempat fungsi tersebut di atas,
tidak ada fungsi lain yang lebih penting dari
yang lain.
Setiap proses komunikasi yang terjadi di dalam organisasi akan melibatkan lebih
dari satu fungsi yang ada.
4. Komunikasi yang efektif
Bentuk dasar komunikasi adalah
komunikasi nonverbal yang merupakan proses komunikasi tanpa kata, berupa semua
isyarat, gerak tubuh, ekspresi wajah, hubungan yang renggang, dan sikap
terhadap waktu yang tersedia ketika berkomunikasi tanpa kata, kata lain, aksi
lebih penting dibandingkan kata-kata.
Bentuk kedua adalah komunikasi verbal
berupa kata-kata yang disusun agar memiliki arti. Untuk menciptakan kata-kata
tentunya dibutuhkan aturan-aturan dan meletakkan potongan-potongan kalimat yang
sesuia pada tempatnya. Setelah itu baru kita kirim dalam bentuk tulisan atau
perkataan.
Komunikasi nonverbal berbeda dengan
verbal, yaitu tidak terstruktur, sehingga agak sulit untuk mempelajarinya
karena dari satu budaya ke budaya lainnya dapat berbeda dalam
menginterpretasikannya. Yang kedua komunikasi nonverbal berlangsung spontan dan
tanpa ungkapan, misalnya jika kita marah, maka alis kita akan segera tertarik
keatas untuk menyediakan ruang bagi bola mata utnuk membelalak.
Bentuk yang ketiga adalah komunikasi
tulisan. Dapat berupa memo, surat, e-mail, faksimilie, buletin, dan lain
sebagainya yang ditransfer melalui tulisan atau simbol pada sebuah media.
Menurut Robbins (2003). Jenis komunikasi ini digunakan karena berwujud dan
dapat diverifikasi di pengadilan maupun sebagai bukti administrasi keuangan.
Pada umumnya, pihak pengirim dan penerima mempunya arsip yang dapat disimpan
untuk jangka waktu tertentu.
Asas komunikasi, agar dapat
berkomunikasi dengan secara efektif adalah komunikasi berlangsung antara
pikiran seseorang dengan pikiran orang lain. Orang hanya bisa memahami tentang
sesuatu hal jika menghubungkannya dengan hal lain yang telah dimengerti. Orang
yang melakukan komunikasi mempunyai suatu kewajiban untuk membuat dirinya
dimengerti. Dan orang yang tidak paham dalam menerima pesan mempunyai suatu
kewajiban untuk meminta penjelasan.
5.
Ciri-ciri Pesan
yang Efektif
a.
Menyediakan informasi yang praktis,
dengan menerangkan bagaimana mengerjakan sesuatu, menjelaskan mengapa perubahan
dilakukan, memberikan solusi terhadap masalah, mendiskusikan status sebuah
proyek, dan lain-lain.
b.
Memberikan fakta dibandingkan kesan,
dengan menggunakan bahasa yang konkret dan menjelaskan secara detail yang
dimaksud. Informasi harus jelas, meyakinkan, akurat, dan etis.
c.
Menyatakan tanggung jawab secara jelas,
dengan menjelaskan apa yang kita harapkan atau apa yang dapat kita lakukan,
karena pesan kita hanya ditujukan pada orang-orang tertentu saja.
d.
Mengklarifikasi dengan menyingkat
informasi, dengan menggunkan tabel, bagan, foto, maupun diagram yang
menjelaskan pesan yang dimaksud.
e.
Membujuk dan menyediakan rekomendasai,
biasanya pesan yang disampaikan adalah membujuk pegawai untuk melakukan sesuatu
atau pelanggan untuk memanfaatkan layanan yang kita tawarkan dengan menjelaskan
manfaat yang akan mereka peroleh.
6.
Tantangan
Komunikasi pada Masa Kini
a.
Perkembangan teknologi, internet,
handphone dan lain-lainnya merevolusi cara bagaimana orang berkomunikasi serta
meningkatkan kecepatan maupun frekuensi berkomunikasi. Durasi waktupun bukan
masalah , karena komunukasi dbisa dilakukan dalam 24 jam setiap hari baik
dirumah, mobil, dan bandara, tidak hanya di kantor sebagaimana dulu.
Perkembangna tersebut menuntut pegawai untuk lebih efektif dan efisien dalam
berkomunikasi.
b.
Globalisasi dan perbedaan budaya antar
pegawai, semakin banyak bisnis beroperasi lintas batas suatu negara dan
berkompetisi dalam skala global. Hal ini membutuhkan pemahaman tentang hukum,
budaya maupun praktek bisnis dari semua negara dan mampu berkomunukasi dengan
menggunakan bahasa yang berbeda. Bahkan seluruh dunia telah menggunakan bahasa inggris sebagai
bahasa kedua di negaranya.
c.
Organisasi yang berbasis tim,
pengambilan keputusan tidak hanya monopoli para manajer karena rentang operasi
perusahaan yang semakin luas seiring denga globalisasi. Hal ini diantisipasi
dengan dibentuknya organisasi berbasis tim yang bekerja bersama mencapai tujuan
perusahaan dengan mengurangi hierarki yang menghambat pengambilan keputusan
cepat. Walaupun banyak manfaat yang didapatkan, anggota tim yang berasal dri
departemen yang berbeda dengan latar belakang budaya yang berbeda tentunya akan
sulit menciptakan iklim berkomunikasi yang baik tanpa kita mampu untuk
mendengar dan memahami satu sama lain.
7.
Komunikasi
dalam Organisasi
Baik organisasi
besar ataupu kecil, sharing informasi merupakan bagian dari dunia bisnis yang
mengikat satu sama lain. Jika kita masuk suatu orgnisaasi, kita sednag memasuki
rantai informasi. Apakah sebagai manajer atau pegawai biasa, kita mempunyai
informasi yang dibutuhkan orang lain untuk melaksanakan tugas masing-masing.
Dalam kenyataanya, komunikasi ibarat aliran darah suatu organisasi, baik berupa
komunikasi internal atau eksternal dalam bentuk komunikasi formal atau
informal.
a.
Komunikasi Internal
Merupakan
bentuk pertukaran informasi dan ide di dalam organisasi sebagai pegawai.
Mengetahui keadaan dilapangan yang menyebabkan penjualan perusahaan menurun.
Informasi inilah yang dibutuhkan sypervisor atau manajer kita
b.
Komunikasi Eksternal
Dilakukan untuk
membawa informasi masuk atau keluar dar organisasi guna mencapai tujuan organisasi,
dan biasanya dilakukan dengan pelanggan maupun masyarakat yang berhubungan
dengan perusahaan. Misanya, melakukan korespondensi, melaporkan kinerja
perusahaan kepada masyarakat (jika termasuk perusahaan terbuka) melakukan
kegiatan sosial, dan lain-lain.
8.
Hambatan Komunikasi dan Kiat Menghindarinya
Menurut Robbins
ada 4 hambatan komunukasi yang akan mempengaruhi kualitas komunikasi yang kita
lakukan.
Ø Perbedaan
bahasa dan presepsi.
Ø Gangguan
komunikasi
Ø Penyaringan
yang tidak tepat.
Dari beberapa hambatan tersebut, ada
beberapa kiat yang dapat dilakukan untuk meminimalisir dampak ambatan tersebut.
Antara lain adalah:
a)
Melakukan pendekatan yang berpusat pada
audiens, hal utama yang harus dilakukan dalam berkomunikasi adalah memfokuskan
diri pada audiens yang akan dituju. Dengan melakukan ini, komunikasi yang
dilakukan dapat dipastikan efektif, karena kita akan berusaha menyajikan pesan
atau informasi lebih berarti pada sisi penerimaan untuk mendapatkan feedback
yang diharapkan atas terjadinya komunikasi.
b)
Mengembangkan iklim komunikasi yang
terbuka, dengan cara mengimplementasikan debirokratisasi organisasi, dengan
mengurangi level pada struktur organisasi. Semakin sedikit hubungan dalam
rantai komunikasi, semakin kecil salah pengertian yang akan terjadi. Dengan
kata lain, struktur yang datar dan rentang kendali yang lebar semakin kecil
kemungkinan terjadinya distorsi pesan dibandingkan struktur yang tinggi dan
rentang kendali yang sempit. Walaupun struktur datar tidak selalu lebih baik,
namun tren selama ini menunjukkan bahwa struktur tersebut cukup efektif dan
efisien dalam upaya menghemat biaya, meningkatkan produktifitas, dan lebih
mendekati pelanggan.
c)
Komitmen untuk berkomitmen secara etis,
komit pada komunikasi yang etis dan sesuai dengan norma yang berlaku akan
membuat lebih mudah berkomunikasi dengan orang lain. Orang yang tidak eits
biasanya egois dan tidak peduli salah atau benar, serta menghalalkan segala
cara untuk mencapai hasil akhir. Orang yang etis pada umumnya dapat dipercaya,
adil dan tidak memihak, menghargai hak orang lain dan memperhatikan dampak
tindakan mereka terhadap masyarakat.
d)
Menggunakan pesan yang singkat dan
efektif, konsep 4 W (what, why, how and when) dapat diterapkan untuk
berkomunikasi. Informasi apa yang akan disampaikan. Mengapa harus
menyampaikannya, bagaimana akan menyampaikannya akan menentukan tingkat
keberhasilan komunikasi yang akan dilakukan.
9.
Knowledge Management ( Pengetahuan Manajemen)
Pengetahuan
manajemen (KM) terdiri dari berbagai strategi dan praktek yang digunakan dalam
suatu organisasi untuk mengidentifikasi, menciptakan, mewakili,
mendistribusikan, dan memungkinkan penerapan wawasan
dan pengalaman .
Seperti wawasan dan pengalaman terdiri dari pengetahuan ,
baik yang terkandung dalam individu atau tertanam dalam organisasi sebagai proses
atau praktik.
Pengetahuan
upaya manajemen biasanya berfokus pada organisasi tujuan
seperti meningkatkan kinerja, keunggulan
kompetitif , inovasi, berbagi pelajaran, integrasi dan perbaikan terus-menerus
organisasi. KM upaya tumpang tindih dengan pembelajaran
organisasi , dan dapat dibedakan dari bahwa dengan fokus yang lebih
besar pada pengelolaan pengetahuan sebagai aset strategis dan fokus pada
mendorong berbagi pengetahuan.
10.
Dimensi
Berbeda
kerangka kerja
untuk membedakan antara 'jenis' yang berbeda pengetahuan ada. Salah satu
kerangka yang diusulkan untuk mengelompokkan dimensi
pengetahuan membedakan antara pengetahuan
tacit dan pengetahuan
eksplisit .
Pengetahuan tacit merupakan pengetahuan diinternalisasi bahwa seseorang mungkin
tidak menyadarinya, seperti bagaimana ia menyelesaikan tugas-tugas tertentu.
Pada ujung spektrum, pengetahuan eksplisit merupakan pengetahuan bahwa individu
memegang sadar dalam fokus mental, dalam bentuk yang dapat dengan mudah
dikomunikasikan kepada orang lain. Demikian pula, Hayes dan Walsham (2003)
menggambarkan perspektif konten dan relasional pengetahuan dan manajemen pengetahuan
sebagai dua perspektif epistemologis berbeda secara fundamental. Perspektif
konten menunjukkan pengetahuan yang mudah disimpan karena mungkin
dikodifikasikan, sedangkan perspektif relasional mengakui aspek kontekstual dan
relasional pengetahuan yang dapat membuat sulit untuk berbagi pengetahuan di
luar lokasi tertentu di mana pengetahuan ini dikembangkan.
11. Strategi
Pengetahuan
dapat diakses pada tiga tahap: sebelum, selama, atau setelah KM kegiatan yang
berhubungan. Organisasi yang berbeda telah mencoba menangkap pengetahuan
berbagai insentif ,
termasuk membuat pengajuan konten wajib dan memasukkan hadiah ke pengukuran
kinerja rencana. Ada kontroversi mengenai apakah insentif kerja
atau tidak dalam bidang ini dan tidak ada konsensus yang telah muncul.
Salah
satu strategi untuk KM melibatkan secara aktif mengelola pengetahuan (strategi
push). Dalam sebuah contoh, individu berusaha untuk secara eksplisit
mengkodekan pengetahuan mereka ke dalam repositori pengetahuan bersama, seperti
basis data ,
serta pengetahuan
mereka perlu mengambil yang orang lain berikan kepada repository.
Hal ini juga dikenal sebagai
Kodifikasi yang pendekatan KM. Strategi lain untuk KM melibatkan individu membuat
permintaan pengetahuan para ahli yang terkait dengan topik tertentu secara ad
hoc (pull strategi). Dalam sebuah contoh, individu ahli dapat memberikan mereka
wawasan kepada orang tertentu atau orang yang membutuhkan ini.
12. Pengertian Manajer Pengetahuan
"Manajer Pengetahuan"
adalah peran dan sebutan yang telah mendapatkan popularitas selama dekade
terakhir. Peran telah berkembang secara drastis dari yang satu melibatkan
penciptaan dan pemeliharaan pengetahuan repositori ke salah satu yang melibatkan
mempengaruhi budaya sebuah organisasi terhadap berbagi pengetahuan
ditingkatkan, penggunaan kembali, pembelajaran, kolaborasi dan inovasi.
Pengetahuan fungsi manajemen yang terkait dengan departemen yang berbeda dalam
organisasi yang berbeda. Ini dapat dikombinasikan dengan Kualitas, Penjualan,
SDM, Inovasi, Operasional dll dan mungkin akan ditentukan oleh motivasi KM dari
organisasi tertentu.
Pengetahuan manajer telah bervariasi
mulai dari latar belakang Ilmu Informasi untuk Bisnis Manajemen. Seorang
manajer pengetahuan yang efektif kemungkinan akan menjadi seseorang yang
memiliki portofolio keterampilan fleksibel dan nyaman dengan konsep-konsep
teknologi perilaku / budaya, proses, branding dan pemasaran dan kolaboratif
organisasi.
BAB III
PENUTUP
1.
Kesimpulan
Komunukasi adalah sebagai proses mengirim dan menerima
pesan dan dikatakan efektif apabila pesan tersebut dapat dimengerti dan
menstimulasi tindakan atau dorongan untuk bertindak sesuai dengan pesan. Atau
sebagai proses pemindahandata dan memahami makna yang dimaksudkan.
Proses komunikasi merupakan proses yang dinamis dan
timbalbalik yang dapat digambarkan adalah pengirim mempunyai ide, setelah itu
pengirim menyandikan ide, pengirim mempunyai pesan, tahap selanjutnya penerima
mengirim pesan, penerima menguraikan pesan dan penerima menerima pesan.
Fungsi komunikasi adalah fungsi kontrol, fungsi motivasi,
fungsi emosi dan fungsi informasi. Dari fungsi keempat tersebut, tidak ada
fungsi yang lebih penting dari yang lain. Setiap proses komunikasi yang terjadi
di dalam organisasi akan melibatkan lebih dari satu fungsi yang ada.
DAFTAR PUSTAKA
Berger, L.A.
1994. Changen Management.
Chicago:Irwin
Robbins, S.
1990. Organization Theory: Structure,
Design, Application. NY: Prentice-Hall
Sukoco, Badri M. 2007. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Surabaya:
Erlangga.
0 comments:
Post a Comment